kite - Blog #CRM

CRM導入前に営業プロセスを整理すべき理由

Wed, 01 Oct 2025 11:50:11 +0900

CRMは「営業活動を見える化」して成果を高めるためのツールですが、前提となるのは営業プロセスが整理されていることです。

もしプロセスが曖昧なまま導入すると、「入力ルールが統一されない」「人によって情報の粒度が違う」といった問題が発生し、結局活用が進まなくなります。

ここでは、なぜ営業プロセスの整理が重要なのかを5つの視点で解説します。

1. 標準的なプロセスを知ることは「社内の認識合わせ」のインフラになる

営業には一般的な流れ（リード獲得 → アプローチ → ヒアリング → 提案 → 見積 → 交渉 → 受注）があります。

自社独自のやり方があっても構いませんが、CRMに落とし込む際には「社内の共通言語」として整理する必要があります。

例えるなら、営業プロセスは「地図」。

社員全員が同じ地図を持っていれば、誰がどの地点にいるのか把握しやすく、チームとしての連携がスムーズになります。

Zoho CRMは、この「共通の地図」をシステム上で可視化するためのインフラです。

2. 利用している資料をリストアップする

営業の現場では、パンフレット、提案書、見積書、契約書など、さまざまな資料が使われます。

CRM導入の前に「どの資料がどの段階で使われているか」をリスト化すると、次のメリットがあります。

不要な資料を削減できる
CRM上で管理すべきものが明確になる
チームで使う「最新版」がどれか混乱しなくなる

Zoho CRMは文書管理機能や見積発行機能も備えています。資料リストが明確になっていれば、「どこまでをCRMで一元化するか」も判断しやすくなります。

3. 即時報告で必要な情報・不要な情報を切り分ける

CRMの入力が負担になる原因のひとつは、「不要な情報まで入力を求めてしまうこと」です。

報告・共有に本当に必要なのは、次のようなシンプルな項目です。

顧客名・担当者名
商談のステータス（どの段階か）
金額規模と見込み度合い
次回アクションと期日

逆に「雑談内容」「営業の感想」などはCRMに残すべきではありません。

必要な情報を明確にすれば、入力ルールもシンプルになり、Zoho CRMが「即時報告のための便利なツール」として定着しやすくなります。

4. SIPOCを基本とした業務の棚卸し

SIPOCとは、プロセスを「Supplier（供給元）」「Input（入力）」「Process（工程）」「Output（成果物）」「Customer（顧客）」で整理する手法です。

営業活動にSIPOCを当てはめると、次のように業務を棚卸しできます。

Supplier：マーケティング部門、既存顧客からの紹介
Input：リード情報、営業資料
Process：アプローチ → ヒアリング → 提案 → クロージング
Output：受注、見積書、契約書
Customer：新規顧客、既存顧客

この整理を行うことで、Zoho CRMの「どのモジュールに何を記録すべきか」が明確になります。

5. 改善すべきプロセスの優先度を決める

営業プロセスを全部一度に改善しようとすると、社内の負担が大きすぎて定着しません。

そのため「改善すべき優先度」を決めることが大切です。

判断基準の例：

売上へのインパクトが大きいか（例：提案の質を高めれば受注率が向上する）
顧客満足度に直結するか（例：フォロー体制の改善で解約率が下がる）
すぐに効果が出やすいか（例：見積発行のスピード改善）

優先順位を決めて段階的にZoho CRMへ組み込むことで、現場が混乱せずスムーズに運用が始められます

まとめ

CRMを活用する前提として、営業プロセスの整理は避けて通れません。

標準プロセスを社内共通言語にする
利用資料をリスト化して精査する
即時報告に必要な情報だけを明確にする
SIPOCで業務を棚卸しする
改善の優先順位を決める

これらを整えることで、CRMは「現場に寄り添った使いやすいツール」として定着し、導入効果を最大化できます。

カイトにCRMの導入相談をしてみる

【新機能紹介】Zoho CRMとLINEが連携！

Fri, 04 Apr 2025 18:04:31 +0900

ついに2025年4月、Zoho CRMとLINEの連携機能が発表されました。

日本国内における圧倒的なユーザー数を誇るLINEと、ビジネスCRMであるZohoの連携により、よりパーソナライズされた顧客対応が可能になります。

今回は、その機能概要と、連携にあたってのポイントをわかりやすくご紹介します。

なぜLINEとの連携が重要なのか？

LINEは、日本を含むアジア圏で最も利用されているメッセージアプリの一つで、2025年1月時点で月間アクティブユーザー数は1.78億人以上にのぼります。

特に日本市場では、「メールよりLINE」という生活習慣が根付いており、B2CビジネスにおいてはLINE上での接点が顧客体験（CX）を左右する要素となっています。

Zoho CRM × LINE連携でできること

この連携機能を使うと、Zoho CRMの中からLINEユーザーに直接メッセージを送ることが可能になります。

主な機能

Zoho CRM内の「Messages」モジュールでLINEとのやり取りを管理
LINEでの受信メッセージに対して、CRM上から直接返信
ファイルの送受信・管理
見込み客または連絡先への紐付け、もしくは新規レコードの作成
メッセージオーナー（担当者）の自動割当（ラウンドロビン対応）

導入ステップ（概要）

LINE公式アカウントを準備し、「Channel ID」と「Channel Secret」を取得
CRMの設定画面から、[設定 > [チャネル] > [ビジネスメッセージ] に進み、LINE連携を選択
LINE側で右記を設定：チャット・ウェルカムメッセージ・自動応答：オフ、 Webhook：オン
Zoho CRMで「メッセージオーナー（担当者）」を設定

LINEの仕様に関する重要な制約

Zoho側というよりはLINEのMessaging API仕様による制限となります。以下の点に注意が必要です：

制限内容	詳細
初回メッセージ	企業側からの「最初のメッセージ送信」は不可。ユーザーからのメッセージを起点にコミュニケーションが可能になります。
メッセージ送信期限	ユーザーからのメッセージ後、7日間のみメッセージを送信可能（これを過ぎると再度ユーザーからのメッセージが必要）
メッセージ数制限	月500通まで無料。それ以上はLINE側のプランアップグレードが必要です。

そのため、LINE連携は以下の制約内での利用に限られます：

現時点では、LINEから受信したメッセージに対してZoho CRMから返信することが主な活用範囲です。
また、CRM内でやり取り履歴を一元的に確認できる点が最大の利点となります。

より高度なLINE連携（例：自動応答、セグメント別配信、シナリオ分岐など）をご希望の場合は、他の外部ツールとの連携やカスタム開発による提案も可能です。

お気軽にご相談ください。

想定されるユースケース

LINE経由で問い合わせがあったお客様とのやりとりをCRMで一元管理
営業・カスタマーサポート担当がそれぞれのメッセージをCRM上で把握・対応
LINEで資料送付や画像共有が可能（例：見積書PDF、製品写真など）

注意点

ワークフロールールでLINEメッセージを自動送信は現時点では不可です。

LINEからの受信に対しては返信できますが、Zoho CRMのワークフローで「LINEにメッセージを送る」という直接のアクションは未対応です。

現時点での提供条件

項目	内容
対象エディション	Zoho CRM 有料プラン（Zoho One / CRM Plus含む）
利用できるリージョン	日本（JP DC）および米国（US DC）
利用条件	LINE公式アカウントの取得＋Messaging APIの設定必須

Zoho公式ヘルプはこちら

まとめ

Zoho CRM × LINE連携は、B2CビジネスにおけるCRM活用の新たな可能性を広げる機能です。

特に「既存のメールや電話でのやりとりに限界を感じている企業」にとって、LINEでの接点は顧客満足度を飛躍的に高める手段となるでしょう。

カイト合同会社では、LINE連携の導入支援・より高度な自動化を含む運用設計のご提案も承っております。

ご興味がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせしてCRMをパワーアップ

イベント:Zoho CRMを利用したセールス自動化作戦

Fri, 07 Jan 2022 14:39:22 +0900

Zoho CRMの利用価値を最大化する営業活動の自動化の実装手法

過酷な市場環境のなかで営業目標を達成するためには、

・中長期にわたる受注・成約までの営業活動で息切れせず適切なタイミングで情報を提供・獲得するため

・短期間に大量の担当顧客をフォローし新規開拓のエリアをカバーするため

営業担当者は日々効率化するための絶え間ない努力をされているかと思います。

今回はそのような営業活動の効率化をスマートかつ最大限の効果を得るため、

Zoho CRMを利用するメリットで特に効果が高い「自動化」機能についてのウェビナーを開催いたします。

限られた時間でもれなくタイムリーな営業活動を行う上でCRMの利用価値を最大化するために、ぜひご参加ください。

【主なトピック】

営業の自動化とは？
自動化を進めるため整理すべきポイント
CRMでの自動化を実現する機能

を中心に今回のセッションではZoho CRMのもつ自動化機能をご紹介いたします。

【開催日時】

・2021年2月25日（金）日本時間15:00~

【参加費用】

・無料

【参加方法】

・下記申込ボタンより、各種必要事項をご記入の上申し込み下さい。

・ウェビナーの開催にあたっては、Zoho Webinar を利用致します。Zoho Webinarの動作環境を予めご確認の上お申し込み下さい。

ウェビナーを申し込む

*申し込みが完了しても同業他社やその他理由で弊社から参加をお断りするケースもございます。ご了承のほどよろしくお願いいたします。

*同業他社の方のZohoビジネスについての相談は別途有償で承ります。

これでわかる！Zoho CRMと外部アプリ連携_実践編

Mon, 01 Mar 2021 08:16:52 +0900

前回はZoho CRMのもつ外部連携について機能や連携手法を説明しました。

今回は連携機能の要件定義、連携事例、連携実装の手順について、弊社の経験をベースにお話しします。

連携機能を使いたい時の準備：要件定義

連携機能を利用するときには要件を整理し最適な方法を検討する必要があります。

Zoho CRMのメインターゲットである多くの中小企業が専属ITチーム持っていない場合、

連携のための準備プロセスである要件定義行うことに対してもハードルがあります。

要件定義には、

業務的な観点でどのようなことを実現したいかを設計するビジネス要件定義

システム的・技術的観点からのシステム要件定義の2種類があります。

Zohoは前回お話ししたようにZohoアプリケーション同士であれば簡単な設定だけで連携させることもかのうですので本格的なシステム要件定義をせずに実装へと移ることも可能です。

この点を踏まえて、要件定義のステップを説明します

1.　連携タイミングとサイクル

いつ、どのデータを、どこからどこへと連携させるか、またその頻度はどれくらいか？を定義します。

これはそもそものボタンの掛け違いをなくすということもありますし、システムや業務オペレーションへの負荷を見極める意味でも必要です。

不要なデータは不要な箇所には連携しないという鉄則を明文化していくことが必要です。

またシステム負荷については、Zoho自体クラウドで運営されているため速度のチューニングためのデータベース設定などユーザー側が気にすることはないのですが、契約プラン（Zoho CRMのエディションやユーザー数）などにより連携実行可能件数の制限がありますので、できる限りその制限内で処理できるように設計する必要があります。

実行可能件数は1日2000件までなどでプラン説明のページに記載されています。

2.　連携先アプリの利用プロセスとメンバー

Zoho CRMは主にマーケティング、セールスのメンバーが利用しているアプリケーションになってくるかと思いますが連携先のアプリケーションはどうでしょうか？

経理、総務、製造部門の部署の場合は請求書や工程管理などのアプリケーションの場合があると思います。

Zoho CRMのデータは項目設定されていても、部署が違えば、またアプリケーションが違えば同じ内容のものでも違う言葉で利用されている情報もありますし、業務の手順上どこで必要になるか？も念頭においた設計が必要となります。

必要なタイミングで必要なメンバーに最短のプロセスで利用してもらうように設計します。

そのためには既存の業務プロセスの変更も生じてしまうこともありますが、客観的に生産性の高いプロセスに切り替えてください。

おそらくこの部分が最も労力を使う部分になるかと思いますが、ITツールを利用した業務改革（デジタルトランスフォーメーション）を実現したい場合、過去の因習に囚われずバッサリと無駄なプロセスをカットすることも必須です。

作業のための作業はなくしていくという気持ちの切り替えを行ってください。

例えば承認プロセスを実装する場合に、実際の承認者以外の閲覧などのルートは無くす（＝そもそも承認者が内容を確認すべきです）などとなります。

3.　連携データの上流・下流・片側・双方向などの連携方向

これはシステム的なことも踏まえてとなりますが、1で連携のタイミングやサイクルを定義すると自然に上流（データを渡す側）、下流（データを受け取る側）がみえてくる内容になってきます。

ただし連携の方向については注意が必要です。

例えば Zoho CRMから基幹システムへ取引先データを連携させる時、基幹システム側で取引先にコードを付与している場合など、そのコードはZoho CRMに書き戻す必要はあるか、ないかなどの確認をしてください。この場合、取引先コードをZoho CRMで作成するデータに埋め込み既存顧客かどうかを識別するなどを考えている場合は必要となります。

無論、単に既存顧客かどうかの識別程度であれば選択肢項目の取引先の種類を見ればわかるということもあります。

したがって、情報の粒度により書き戻す基準は決まるケースもあるというのが検討の基準の一つと言えます。

4.　データの構造と項目のマッピングと連携のキー項目

システム的な観点での設計となります。

Zoho CRMが上流となりデータを渡す場合より受け取り時に影響することが多いかと思います。

これは、前回お話ししたZoho CRMの連携自体が多彩なため、データ自体は自由度高く渡せるためです。

まずデータの構造ですが、Zoho CRMは例えば取引先と商談、取引先と連絡先、連絡先と商談の関係は1:nの関係となっています。

ひとつのデータに複数の紐づくデータを設定可能です。

そのため紐づく先のデータが先に存在している必要があります。

例）商談を作る際には取引先が先に存在している必要がある。

これを踏まえると大元のデータを先に連携させないと紐づく先のデータは連携できないということになります。

（ただしこちらは運用上での回避策もあります）

また連携先が取引先と商談情報をセットで案件情報として受け取る場合はレポート機能で作成するような複数のタブが合成された集計表のようなデータセットとして定義するケースもでてきます。

項目のマッピングとは、どの項目を相手のどの項目として連携させるかの対照表を作成するということになります。

例）取引先コード=得先コード

連携のキー項目はデータの構造とも関係してくる項目です。

取引先が名寄せされていない場合などでも取引先のコード自体が同じであれば同一の取引先とみなし、それを連携のキーとして紐づけるデータを確定させるということになります。

この考え方は既存のスプレッドシートからのデータ移行（インポート）でも必要になってきます。

例）連絡先の担当者＝メールアドレスをキーに紐づける

取りまとめ結果は対象データ、対象データの対照表のリストとしてまとめます。

5.　イレギュラーパターン

これは想定している流れ以外の連携の手順は発生しないか？などの検討です。

例）Zoho CRMで請求書を作成して、会計システムに引き渡す場合にもしその請求書がキャンセルになったらどうするか？などです。

この場合、再度請求書のステータスをキャンセルにして連携し直すのか、会計側でキャンセルを手入力して逆にもどすのか？などを検討します。

いずれにせよ連携ができてもイレギュラーパターンは頻度は別として発生することを念頭に置いてオペレーションでカバーするケースもあるということを理解ください。

すべてを網羅することはできません。

6.　（番外編）データレベルか集計レベルか？

連携がどうあるべきか？というポイントにも繋がりますが、1で連携タイミングやサイクルを検討した場合、例えば年に数度、レポートとして結果を見れればよいという連携であれば、無理にリアルタイムの連携を実装する必要はありません。ましてはZoho CRMで見る必要もあるのか？ということもありえます。

データレベルの連携はプロセスレベルの連携と言い換えることも可能です。

すなわちプロセスごとの必要なデータを都度連携させ、適宜閲覧、加工して利用するケースですが、

集計レベルとは特定のタイミングで集計的に表示させるだけの連携です。

この場合はZoho AnalyticsなどのBIツールを利用してレポート上でデータが合成、集計されていれば実質連携はできていると考えて良いと思います。

ただしこの集計作業に工数がかかるのであれば普段からのオペレーションレベルで連携は済ませておくというのが判断基準となります。

Zoho Analyticsは外部データの取り込み機能も強力ですのでZoho CRMとあわせて利用することで強力な顧客データ分析が可能となります。

余談にはなりますがZoho CRM UltimateエディションにはZoho Analyticsの簡易版が付属されますので、データ分析を強化したいのであればおすすめです。

これ以外にも要件定義のポイントはありますが、まずは上記の代表的なポイントをおさえていただければおおよそ機能レベルでどうあるべきか？は見えてくると思います。

Zoho CRM連携事例

さて、ここからは実際の連携事例ですが、

Zohoアプリ同士の連携、Zohoとその他のクラウドアプリでの例を挙げてみます。

Zohoアプリケーション間での連携事例

以下のメニューはZoho CRMの設定メニューから実装可能なため非常に簡単な手順で利用可能です。、データ分析を強化したいのであればおすすめです。

Zoho CRMと Zoho Desk：データの作成と更新

Zoho CRMで作成した取引先、連絡先をZohoDeskと連携、同期することでZoho Desk側でのチケット登録時にCRMの情報を紐づけることが可能。
商談などもZoho Deskで表示できるのでどのような顧客からの問い合わせなのか？を営業担当者に毎回聞かなくても良い。
Zoho CRMの連絡先の関連リストにZoho Deskのチケット情報も表示されるので、顧客に連絡する際に最近の問い合わせ状況を確認することで円滑なコミュニケーションを図ることも可能です。

Zoho CRMとZoho Campaigns

Zoho CRMの見込み客、連絡先をZoho Campaignsの連絡先リストと同期することで送信先として利用することが可能です。
Zoho Campaignsで実施した個々のメールの反応をZoho CRMでも確認し利用することが可能です。これにより先週のメルマガを開封した人などの条件でのリストビューも作成できます。
またZoho Campaignsでのメールキャンペーンも Zoho CRMのキャンペーンタブのレコードに同期することや、Zoho CRMのキャンペーンタブからメールキャンペーンを直接展開することも可能です。

Zoho CRMとZoho Books

Zoho CRMの取引先、連絡先、仕入先、商品を会計アプリケーションであるZoho Booksに同期します。
またZoho CRMの取引先、連絡先、商談の関連リストにZoho Financeの名前でZoho Booksの見積書、受注書、請求書を関連づけて作成可能です。（その際にはZoho CRMの見積書、請求書、受注書タブを非表示にします）
また商談のステージと連動して自動的に見積書の作成、請求書のステータス変更なども可能です。
この連携によりモバイルアプリだけでも見込み客の登録から見積書の送付まで一気に可能です。

弊社もお気に入りの連携です

Zoho CRMとZoho Meeting：データの統合

Zoho CRMの見込み客や連絡先の画面から直接Zoho Meetingを利用したオンライン会議の招待状を送付することができます。
Zoho Meetingの持つウェビナー機能との連携も可能です。キャンペーンタブから直接ウェビナーをセットアップして、登録ページの作成と案内まで可能です。

Zoho CRMとZoho Cliq：通知メッセージの送信

Zoho CRMがもつワークフローのルールで通知のアクションを選んだ時にZoho Cliq経由での通知を作成
各データの画面からZoho Cliqにメッセージを添えてリンクを送信できます。

これによりメールに頼らない社内コミュニケーションの仕組みが実現されます。

カイトの推奨する初期設定サービス

上記連携はZoho CRMの設定＞マーケットプレイス＞Zohoにて設定可能です。

設定にはいくつかのコツがあるのも事実ですが弊社ではベストセッティングにて初期設定を実施するサービスもございます。

Zoho CRMの連携について相談する

ZohoアプリケーションとZoho以外のアプリケーション間での連携

Zoho以外のクラウドアプリケーションとの連携は難易度が上がりますが、一度実装すれば業務効が激変します。

Zoho CRMとSansan連携

連携内容：データの作成と更新
実装に必要なもの： Zoho Flowとカスタム関数
名刺管理アプリケーションであるSansanとの連携です。
Sansanで名刺が作成・更新されると Zoho CRMの見込み客に名刺を作成・更新する連携です。

この連携には ZohoのもつiPaas型のクラウドインテグレーション（クラウド連携）ツールであるZoho Flowを利用します。 Zoho Flowは著名どころのクラウドアプリケーション同士を連携させるコネクタを作成することができるツールです。基本はドラッグ＆ドロップで設定し、条件などはカスタム関数というZohoのもつプログラミング言語を利用して処理することが可能です。

こちら見込み客以外にも連絡先との連携も可能ですが弊社推奨は見込み客との連携です。

Zoho CRMとスマレジ連携

連携内容：データの作成と更新
実装に必要なもの： APIを利用するためのカスタム関数実装
クラウド型のPOS（レジキャッシャー）システムのスマレジとの連携です。

Zoho CRMの連絡先をスマレジの店舗会員データと同期したり、スマレジのレシート情報をZoho CRMに取り込む連携です。

この連携で会員の購買分析が可能となり、購買状況別の施策を実施可能となります。

消費者向けの小売業においては非常に強力な連携となります。

Zoho CRMとMoneyForward請求の連携

連携内容：データの作成と更新
実装に必要なもの： APIを利用するためのカスタム関数実装
Zoho CRMの取引先と請求書データをMoneyForward請求書に同期します。

営業チームで見積書から請求書を作成し、確定したデータを経理側で利用するMoneyforward請求書に送り込むことで取引先データの二重入力や、請求書のタイムリーな連携を行い業務分担を最適化します。

Zoho CRMとfreeeの連携

連携内容：データの作成と更新
実装に必要なもの： APIを利用するためのカスタム関数実装
Zoho CRMの取引先と請求書データをfreeeに同期します。

営業チームで見積書から請求書を作成し、確定したデータを経理側で利用するfreee請求書に送り込むことで取引先データの二重入力や、請求書のタイムリーな連携を行い業務分担を最適化します。

会計アプリとの連携注意点

MoneyForward、freee連携でのポイントはデータの持たせ方がツールの役割により異なることを注意することです。

会計側は書類と口座、CRMは商品と顧客視点であるということに気をつける必要があります。

Zoho CRMとSlack

連携内容：Slack経由での通知
実装に必要なもの： Zoho MarketplaceでのSlack連携機能のインストール or カスタム関数
Zoho CRMとSlackを連携させることで通知を自動化することが可能です。

Zoho Cliq連携とほぼ同じ内容が実装可能です。

Zoho CRMとShopify連携：データの作成と更新

連携内容：データの作成と更新
実装に必要なもの： Zoho MarketplaceでのShopiy連携機能のインストール or カスタム関数
オンライン通販アプリのShopifyとZoho CRMの連携です。

Shopifyのオーダー情報と購入者情報をZoho CRMの受注書と連絡先に同期します。

スマレジ連携と同様に購入者分析も可能となります。

上記事例はあくまでの各アプリごとの連携の一例です。

さまざまな利用条件により連携内容を変更して対応することも可能です。

基本的な連携と個別対応

上記事例はあくまでの各アプリごとの連携の一例です。

さまざまな利用条件により連携内容を変更して対応することも可能です。

連携実装の手順

要件が整理できれば、実装となりますが基本は

連携項目の設定：アプリケーション同士でのデータ連携の要件定義で検討した項目同士の付き合わせができるようにZoho CRMの項目を確認、作成します。特にデータの型（選択肢の値、通貨の桁数、テキストの文字数など）が合致しないと連携でエラーが発生しますので注意ください。
連携の実装：カスタム関数の作成や、Zoho Marketplaceからのインストールなどです。
連携テスト：連携の方向に従って上流になるアプリケーションからデータ入力し連携が実施されるかどうか、またタイムラグの確認を行います。また実装方法にもよりますが、連携タイミングは個別で任意、複数で任意、自動で起動などの発動条件別のパターンもおさえてテストするようにしてください。

連携での注意点

Zoho CRMのEditionの確認

Zoho アプリケーション同士であればZoho CRM Professionalでも実装可能なものがほとんどですが、外部アプリケーションとの連携であればカスタム関数やカスタムタブを利用するケースが大半になりますのでEnterprise Edition以上のプランが必要となります。

連携先のアプリケーションのプランの確認

Zoho CRMと同じくAPI機能の利用など外部連携に対応したプランが必要です。また連携数によっても対応するプランが異なる場合があります。

連携する処理ボリューム

プランと関連しますが1日あたりの最大連携実行数などは事前に算出しておいてください。

例）請求書を外部アプリケーションとリアルタイムで連携させたい場合、10人の営業担当者が一人それぞれ2件の請求書を作成する場合、20件/日の処理は最低発生します。

連携設定するユーザー

Zoho CRMで連携設定を作業するユーザーは組織の管理者で実行してください。
また組織の管理者は社員に直接紐づかないメールアドレスで別にユーザーを用意していただいたほうがベターです。これは担当社員が退職した場合は組織管理者を変更したり連携の設定で必要なAPIキーという認証情報の変更が必要になるからです。役職や担当に紐づかないユーザーのほうがこのあたり楽になります。

連携≠目的

もっとも大事なことは連携実装自体が目的ではないということです。
連携より手作業のほうが早ければそちらでオペレーションは実行したほうがよいということです。
連携は効率化を求めてのものだとは思いますが、先に述べたように“そもそも”不要なプロセスであれば連携自体も不要です。
目的が社内のためのものか、顧客のためのものか？に応じて連携させるべきか否かは判断ください。

弊社では上記の連携実装を機能的にも、また標準化されたプロセスでの知見も合わせてコンサルティングでご提供しております。

ご興味ございました、ぜひお問い合わせください。

Zoho CRMの連携について相談する

これでわかる！Zoho CRMと外部アプリ連携_基礎知識

Mon, 22 Feb 2021 08:10:52 +0900

Zoho CRM連携の基礎知識

Zoho CRMは外部アプリケーションとの連携機能で複数の方法を備えています。

これら、連携機能を利用しZoho CRMの取引先、連絡先、商談などのデータベースやコミュニケーション機能を拡張し、

幅広い部署で顧客中心のプロセスを強化することが可能です。

弊社でもZoho CRMの連携機能についてよくお問い合わせをいただきます。

複数回に渡ってZoho CRMの外部アプリケーション連携の基本をお伝えします。

まず今回はZoho CRMのもつ連携手法についてのお話しです。

Zohoの6つの連携手法

Zoho CRMには連携機能が以下の6つあります

1.　CSVファイルを利用した連携

クラウド環境ではない既存の業務システムから顧客データなどを移行する場合に主に利用します。

連携頻度が高い場合にはあまり向いてません。

2.Webフォームを利用した連携

Webサイトのお問い合わせフォームからデータを見込み客などに取り込むためのWebフォームを利用したWebサイトとの連携です。あくまでもサイトからの一方通行です

3.Zohoの連携メニューを利用した連携

Zoho CRMの場合、設定＞マーケットプレイス＞ZohoにあるZohoアプリケーションとの連携設定メニューを利用した連携です。主に取引先、連絡先、商談などの標準タブのデータをZohoの他のアプリケーションと連携することが可能です。またGoogle WorkplaceやOffice365などとの連携設定ではカレンダーの連携も可能です。

4.Zoho Market Placeを利用した連携

3に似ていますが設定としての連携メニューがないZohoアプリケーションやZoho以外のアプリケーションに対して、Zoho Marketplaceにて配布されているコネクタアプリケーションをインストールすることで連携が実装できます。

5.Zoho Flow/APIを利用した連携

Zohoがもつクラウドアプリケーションを連携させるためのツール、Zoho Flowを利用した連携やZohoが公開しているAPIを利用したものです。柔軟な連携が実装できますが、設定メニューだけではなく連携ロジックの設計やプログラミングの知識も必要となるため実装ハードルは高いです。

6.Zoho Analyticsを利用した分析での連携（番外編）

日常的なアプリケーション利用においてデータを連携させることではなく、分析レベルで統合した分析をすることで業務レベルの連携を図る方法です。データはそれぞれのアプリケーションにおいて独立させたままZoho Analyticsにデータを読み込みしレポートやダッシュボードレベルで連携を図ります。

これら連携の特徴を大きく整理すると下記の図のようになります。

連携で実現できること

アプリケーションが連携されると機能レベルで実現されるものは主に以下の4つです。

データの作成

Zohoで作成したデータを特定のタイミングで他のアプリケーションに作成する。または逆のパターン

例）Zoho CRMで作成した取引先を会計システムへ送り込み新規作成する

データの更新

Zohoで更新したデータを特定のタイミングで他のアプリケーションに存在する同じデータを更新する。または逆のパターン

例）Zoho CRMで住所を更新したした取引先を会計システムへ送り込み住所を上書き更新する

データの統合

Zohoから連携先のアプリケーションのデータをZoho側に表示したり、直接関連するデータを作成する。

例）Zoho CRMとZoho Meetingの連携

Zoho CRMで見込み客との予定をオンラインミーティングの予約から入力することで、予定を作成しつつZoho Meetingのオンライン会議のリンクを作成し、参加者に通知できます。

通知メッセージの送信

データの作成や更新など条件に基づいて通知をメールや、メッセンジャーアプリに送信する

例）Zoho CRMとZoho Cliqの連携

商談が受注した場合やクレーム報告があった場合に社内に通知したいときに、Zoho CRMでワークフローのルールでの通知先をZoho Cliqのチャンネルやユーザーを指定が可能です。

そして、次回は具体的に連携を実装するための設計のポイントや注意点、事例についてお話しします。

連携も多彩なZoho CRMのトライアルはこちらから

Zohoで2週間ECサイト構築術 Part2：TelePa

Mon, 11 May 2020 07:44:02 +0900

超短期間で構築した作業のステップのご紹介

この度、弊社のお客様であるヴァズインク社がTelePaというテレワーク支援のパーテーションを開発し、Zoho Commerce を使ったECサイトで販売の仕組み構築を弊社が支援しました

https://adcycle-project.zohocommerce.com/

前回はシステム構成を中心に説明しましたが今回は作業のステップと注意点です。

作業の概要は下記の全体図を参照ください。

作業の構成

Zoho Commerceの環境構築
Zoho Commerceのサイト構築
オペレーション調整

の3つにわかれます。

Zoho Commerceは単体でも利用可能ですが、Zoho Oneのアプリケーションと連携してCRMと統合したEC環境を構築可能ですので、単体でのセットアップから連携設定が基本的な流れです

ヴァズインク社は大阪にあることとCOVID-19での外出自粛ですので、当然のようにコミュニケーションはクラウドツールを利用してとなりますが今回、

Zoho MeetingでのWeb会議
Zoho Connectでのタスク管理と情報共有

を利用してディスカッションを細切れに行いながら作業をすすめることが可能でした。

Zoho Meetingはあとで作業を確認できるように録画機能も多用しています。（これがあるとかなり安心です）

Zoho Connectのタスクはカンバンボード形式での管理となりますが、今回のようなアジャイル型のサービスリリースには本当に役立ちます。

環境構築

サインアップ後のストア基本情報設定
CRMとの連携設定：商品タブとの連携
Inventoryとの連携設定：受注書と在庫管理の連携
SalesIQとの連携設定：訪問者追跡とチャットの連携
aftership連携設定：出荷伝票に基づく配送トラッキングの連携
Zoho Campaigns設定：購入者へのメルマガ配信連携

販売に関してのプロセスとマーケティングのプロセスを理解して設定することがポイントです。

誰がいつ見る情報なのか？はCRMの設定よりシビアです。

弊社側で全体像を把握して、個別の設定の振る舞いを短期間でチェックしつつオペレーションで調整できるように進めました。

サイト構築

サイトのデザイン：テンプレートを元にサイトのデザイン
商品の登録：EC向け商材の詳細情報入力
配送料：エリア/商品ごとに配送料設定が可能です。
クーポン設定：一定量購入で利用できるクーポンの設定
通知メッセージ：オーダー確定や配送時の通知メールの作成
Google Analytics設定

Zoho Commerceのもともとのテンプレートがそれなりに練られているものが複数有りますので選択するだけで作成できます。もちろん凝ったデザインを作り込むこともできますが今回はスピードリリースなので割愛。

ヴァズインク社はデザインもサービス提供していますのでデザイン素材を猛スピードで作成しつつ既存素材をうまく組合せてすすめることができました。

さらっとクーポン設定と記載していますが商品価格との兼ね合いや、利用ターゲットに合わせた様々な検証をしつつ設定しています。（クーポン設定だけで数時間は語れるかと思います、、、）

オペレーション

ブログ：カテゴリー、タグなどの設定、コンテンツ作成
SNS（Zoho Socialとの連携）
オーダー確認：通知と請求書発行
請求書発行：オフライン購入の場合の請求書発行
配送処理：aftership連携で追跡が楽になります
アンケート：Zoho Surveyの利用
メルマガ：Zoho Campaignsでのメルマガ

こちらはまだ発売開始して間もないですので日々調整を行っていますが、Zoho Commerce自体のバージョンアップがこまめに行われている勢いが半端ない製品なので仕様変更などが無いかどうかも最新情報のチェックが欠かせません。

（なおZohoアプリは全般的に新機能のリリースが早いので導入支援する側として通常でも注意すべき点です）

実際機能追加もサービスインしてから追加されてまして、管理画面でおや！となることもありました。

購入後のフォローアップはダッシュボードも見ながら今後調整ですが、弊社が持っている標準フォローアップシナリオをまずは試していただこうと考えています。

またコンテンツ作成は集客の肝となります。

コンテンツ設計は、テレワーク支援の情報が提供できるようにヴァズインク社と日夜アイデアを出し合いつつ支援させていただいております。

まとめ

今回の事例を自社のECサイト構築に向けてそのまま実行するのは、もしZohoも初めてだという人にとってはハードルが高いと思いますが以下のポイントを意識して行くのがよいかと思います。

Zohoのアプリ構成（役割）とデータの持ち方を理解する
オペレーション（日々のECサイトの運営）を理解する
サービスと顧客像を考え抜いてどこまでシンプルにできるかを常に気にかける

弊社の導入支援では「サービスと顧客像を考え抜いてどこまでシンプルにできるか」を何より重要視しております。

「あったらいいなではなく無いと困るものを自社サービスを最短距離で顧客に届けることができるプロセス」

がツールを使いこなす上での判断基準として一番大事であると断言します。

Zoho CRMやZoho CommerceなどZohoを利用して本気で業務を変えていきたい方はぜひ弊社までお問い合わせください。

カイトに問い合わせしてみる

Zohoで2週間ECサイト構築術 Part1：TelePa

Mon, 27 Apr 2020 08:41:01 +0900

Zohoを利用した統合型EC環境の利用事例

利用アプリケーション

Zoho Commerce
Zoho CRM （Zoho One）
Zoho Inventory （Zoho One）
Zoho Books （Zoho One）
Zoho Sales IQ （Zoho One）
Zoho Campaigns （Zoho One）

になります。

ヴァズインク社は兼ねてからZoho Oneを利用されてましたので、Zoho Commerce以外は稼働済みです。

Zoho Oneの利用事例についての詳細はこちらを参照ください。

今回はこの既存のZoho Oneの環境にZoho Commerceが追加されるわけですが、

現在、Zoho CommerceはZoho Oneには現在含まれておりません。

したがって追加契約にて今回はスタータープランでお試しいただき構築しています。

ECサイト構築に必要な機能とは？

ECサイトを運営するためには以下の機能が必要かと思います。

商品カタログ
カート
クーポン発行
送料計算
決済
帳票発行
メール通知
配送追跡
在庫管理
会員管理

これらの機能をを複数のツール組合せで実現するのか、それとも一つのツールで大部分をカバーできるようにするのか？

で構築の手間のみならず運用の負担も随分違うかと思います。

今回はもちろん、これらをZohoアプリケーションと配送追跡には連携するaftership というアプリケーションでカバーしています。

Zoho Commerceの機能はこれらECサイト機能プラスWebサイト構築のCMSの機能が合体したものです。

もともとZoho SitesというCMSがありますがこちらにEC機能が追加されたものがZoho Commerceです。

また会計周りはZoho Books、 Zoho Financeとの連携により受注書、請求書、領収書、納品書の発行と発注ごとに在庫を差し引くという在庫管理処理も行っています。

全体像は以下の図の通りです

データの同期や連携については現場合わせの部分もありましたが、

構築作業についてはクリティカルな箇所および仕様の確認は弊社が行い、

その他のデータ登録やサイトの素材組み込みなどはヴァズインク社で行っています。

弊社はこれまで、Zoho Oneを含めて100社以上のお客様にZohoを導入した経験からシステム全体像は把握できておりましたので

狙い通りのの仕組みが構築できています。

また、いくらヴァズインク社もZoho OneのヘビーユーザーとはいえBtoC向けのECサイトの経験は無いなかで、

さほど負荷なく構築していかれたのは驚異的であるとさえ思います。

これこそZoho自体がビジネスのOSであるがゆえにユーザーフレンドリーな特徴が発揮された事例であると感じています。

次回はZoho Commerceのサービスインをどう進めていったかのお話です。

Zoho Commerceを試してみる

連載#1"誰にも教えたくないZoho CRM徹底活用術" いつも大忙しなあなたに贈る「見込み客」タブ徹底活用法

Mon, 23 Mar 2020 12:30:14 +0900

見込み客タブから利用するとシンプルな効果を見せることができます。

全国のZoho CRMユーザーの皆様、こんにちは。

カイト合同会社の藤川です。

Zoho CRMは非常に優秀なツールですが、作り込み次第では何でもできる反面、「一通り設定してみたものの、目に見える効果がなかなか得られないのだけどどうすればいい？」という声も聞こえてきます。

この連載記事では『本当は誰にも教えたくないZOHO CRM徹底活用術』と銘打ち、短期間で大きな成果を上げるためのZoho CRM利用法を厳選し、お届けします。のべ100社以上のクライアント様のZoho CRM導入を支援する中で得られた知見を、惜しみなく還元いたしますので、皆さんどうぞお見逃しなく！

なお、この連載記事のターゲットとなる方は、多くの場合現場の最前線にいる多忙な方かと思います。このため、極力平易で、すぐに効果を実感できる内容を優先して取り上げていきますので、皆さんも一つずつ試してみてくださいね。

第一回：いつも大忙しなあなたに贈る「見込み客」タブ徹底活用法

Zoho CRMの数あるタブの中でも利用頻度の高い「見込み客」タブ。

とはいうものの、ご自分でZoho CRMの導入を行った方に話を聞くと、「どう使いこなしたら良いのか分からない！」

「連絡先やキャンペーンとの違いは一体何…」というような声がよく寄せられます。

それもそのはず。

見込み客タブは、Zoho CRMを利用するにあたって位置づけを理解するのが意外と難しいタブなのです。

そもそも見込み客タブで取り扱う情報って…？

見込み客タブには

・商談で名刺交換した相手の情報

・展示会等で獲得した名刺の情報

・ホームページや電話経由で問合せを入れてきた人の情報

などなど、これから展開しようとする商談の種となる情報です。

今回は Zoho CRMの「見込み客」タブを利用し、短期間で効果を得るための実践的な手法を、丁寧に解説していきます。

*今回の記事はZoho CRM Enterprise Editionのご利用が前提です。Standard/ Professional Editionをご利用の場合は、利用できる機能に制約がある場合もございますので、予めご了承下さい。

即効性のある「見込み客タブ」活用のポイントとは？

巷に溢れているセールス/マーケティング関連の書籍を読み漁ると

緻密なビッグデータ分析に基づくターゲット顧客像の設計
トップセールスのセールス活動をコピーするようなCRMプロセス設計
競合と比較し自社に優位性のあるキーワードでWEB広告を大量出稿

というような、如何にも効果のありそうな戦略/戦術が多数掲載されています。

しかし、Zoho CRMの利用を始めたばかりのあなたが取り組むべきポイントは、これではありません。

それぞれについて専門の社内部署が存在するならいざ知らず、日常営業活動の傍らでCRMの構築に奮闘しているあなたが丸腰で取り組んでも、あっぷあっぷになってしまうことは目に見えています。

（もちろん我々が導入支援する場合はこれらのことを踏み込んでの構築です）

それでは何をすればよいのでしょうか？私達が推奨するポイントは以下の3つです。

確実で精度の高いデータを利用する
営業活動の初動ハードルを下げる
（あらかじめ決めた）オペレーションは徹底する

え、どれも簡単すぎる？皆さんそう仰いますが、過去の経験上、自前でCRMを導入して上記の1~3を完璧に仕上げられていたお客様はほぼ居ません。

ですので、欺されたと思ってこの記事の後半に目を通してみて下さいね。

最短で効果を出すための「見込み客タブ」活用方法

これからは具体的なシナリオとともにこの３点説明していきます。

1. 確実なデータを使う

昨年、受注した顧客情報を集めます

会社名
担当者名
メール
電話番号

を中心にデータをCRMの見込み客に入力します。

取引先、連絡先それぞれに入力しても構いませんが後処理を考えるとまずは見込み客で結構です。

また入力時にタグで「既存顧客」の情報も忘れずに追加しておいてください。

あまり古いデータだと担当者情報などが使えないものになっている可能性がありますのもご注意ください。

2. 営業初動のハードルを下げる

CRMを利用した営業活動音ハードルを下げるには2つの視点があります。

1. 対面営業のみを考えるのではなく、自分たちが都合良い時間で実施できるメールでの営業から実施します。

2. CRMのデータ構造になれるためまずは見込み客タブを利用から始める。

まずメール営業の基本となる機能、メール送信では一括メール送信機能を利用します。

ただし、事前準備としてメールテンプレートの作成が必要です。

メールテンプレートの作成は設定＞カスタマイズ＞テンプレート＞メールテンプレートにての作成となります。

作成するメールの内容ですが、

自社で最近販売開始したサービスの概要
顧客事例
自分が営業活動中によく聞く課題

などを記述します。（どの業種でも当てはまるネタかとおもいます）

またタイトルはご挨拶など漠然としたものではなく、

わかりやすいもの（＝メールを開けてみたくなるようなリード文）にします。

例）

「最近お客様で好評なサービスのお知らせ：会社名自分の名前」

「〇〇社がサービスAAAを購入した理由とその成果」

「私がよく聞くお客様課題TOP３」

そして大事なことは、このメールの目的はメール単体で商談を生成するためのものではありません。

メールを開封したお客様を見極めるものです。

3. オペレーションの徹底度を上げる

Zoho CRMには一括メール送信機能があります。

この機能は見込み客、連絡先のリストビュー（特定条件で抽出したレコードのリスト）で選択したレコードにテンプレートから選択したメールを送信する機能です。

ここでのオペレーションの徹底度とは「メールを送信しっぱなしにしない」ということになります。

メールを送信した後のフォローアップは普段どうされていますか？

開封した頃合いを見計らって電話をかけていたり、とりあえず返信待ちになるのではないでしょうか？

このような状態は営業担当者のスキルや経験などにより停滞する時間が量の差はあれど発生してしまいます。

ではそのような状態にならないためにはどうすればよいでしょうか？

一括メール送信は送信後のメールの状態（開封・リンクのクリック・不達）に応じてフォローアップのアクションも続けて設定することが可能です。

一括メール送信の画面

例えば以下のようなアクションを自動的にセットすることが可能です。

メールが開封されらた電話を掛けるタスクを担当者に自動的に割り当てる
リンクをクリックしたら特定項目を更新する（例：見込み客のステータスを見込み有りに変更する）
不達の場合は通話の予約して電話を掛ける（予定の種類の通話をし約市登録します）

上記1などをセットすると、

開封した途端に担当者ががやるべきこととして

・フォローアップ電話のアクションがタスクが割り当てられと

・タスク登録通知が担当者に送信

が実行され、結果としてメール送信から連なる顧客フォローまでが連続してカバー率が高い状態で実施できるようになります。

いかがでしょうか？

普段からこのような営業活動、すなわちやったことと結果、次に繋がるアクションが明確な行動ははできていますか？

成果

成果1:商談の生成

このような営業アクションの直接的な成果は、無論、既存顧客からのアップセル（追加購入）の商談が生まれることです。

既存顧客向けのアプローチなので新規獲得より成功確率は高く商談が生まれます。

成果2:コンタクト可能な客先

顧客側からのコンタクトではなく自社からの自発的なコンタクトに対して反応してもらえる人物や反応の仕方が履歴として残り、

優先対応先リストができます。

またメールの到達状況により客先の担当者変更も同時に確認することが可能になります。

成果3:自社の営業能力の計測

販売だけではなく短期間でカバー出来る範囲が可視化され、

また追加取引の余地ある顧客をどれほど保有しているかの統計がとれます。

これらの成果は組織としての営業情報として、スプレッドシートや日報ではなかなか見えてこないですし、ましてやリアルタイムで集計することなどはほぼできないことかと思います。

さらに今回のシナリオを振り返って見ると、

準備、実行、振り返りのサイクルもごく短期間で実施できるのでは無いでしょうか？

CRMを利用すると、このように対面にこだわることなく効果的な営業活動が実施可能です。

また継続的に使うこと定量的な売上につながる施策の見極めもできるようになります。

いかがでしたか？

今回の手法はZoho CRMの新規ユーザーにはあまり使われない見込み客タブを利用した営業オペレーションを変える活用方法の紹介でした。

その他のタブの利用方法や設定方法については今後シリーズ化して掲載していきます。

また、自社のZoho CRM導入でお困りの際にはお問い合わせください。ブログで公開している手法をはじめ様々な方法論でサポートさせていただきます。

カイトに相談してみる

Zohoならびに Zohoロゴは Zoho Corporationの登録商標です

Zoho CRMのカスタム項目の上限が増えました

Thu, 12 Mar 2020 10:14:38 +0900

Zoho CRMのうち Enterprise Edition のみが対象です

Zoho CRMのカスタム項目には、設置可能な数に上限があります。

この上限に到達してしまい、もどかしく感じていたZoho CRMヘビーユーザーの皆様に朗報です！

本日時点で下記のデータ形式につき、それぞれ上限が増えています。

特に小数、通貨、日付形式の上限が2倍に引き上げられているのは嬉しいですね!!

主な変更内容は下記の通りです。

なお、この変更が適用になっているのはZoho CRM Enterprise Edition のみですので、ご注意下さい。

データ形式	旧上限	新上限
一行テキスト	130	200
数字	30	40
小数、パーセント、通貨	20	40
日付	25	50
日時	25	50
チェックボックス	50	80
長整数	15	35

Zoho CRMの無料トライアルはこちら

*こちらのリンクからサインアップされ試用期間を過ぎますと有料プラン継続の場合は弊社経由のご契約となります。

Zoho CRMのUIが新しくなりました

Wed, 11 Mar 2020 22:34:54 +0900

レコードの詳細表示がよりわかりやすく

Zoho CRMでレコードの詳細画面が変更になりました。

レコードの詳細画面で「新バージョンに切り替える」ボタンにて変更可能です。

簡単にご紹介する変更概要は以下の通りですが、全体的に簡単にかつ、はっきりとした表記に変更になっているので特に戸惑うことも無いかと思います。

全体的によりフラットでシンプルな表示
概要と履歴の位置変更
フォローボタンがその他メニューの中に変更
ワークフローの承認ボタンの位置変更
キャンペーンでの招待した見込み客・連絡先の総数表示変更
商談のステージ表示変更
商談の売上概要（見込み客の変換までの期間、商談の期間、営業活動全体の期間）がステージの下に変更
その他項目の位置変更

新UIへの切り替えはユーザー単位で操作できます。
2020年4月15日以降、レコード詳細ページを開くと新しいUIが標準の設定となります。
古いUI は2020年5月15日まで利用可能です。

Zoho CRMのお問い合わせはこちらまで